A mai üzleti környezetben a tárgyalótermekre nagy a kereslet. A rendelkezésre álló hely megkeresése és foglalása időigényes lehet, a teremfoglaló rendszer ehhez nyújt segítséget.

A teremfoglalási rendszer megszűnteti a tárgyalótermek foglalásakor kialakuló káoszt. A legelterjedtebb vállalati naptárakkal együttműködve egyértelműen és vizuálisan jeleníti meg az előre ütemezett megbeszéléseket, illetve lehetőséget biztosít a tárgyaló ad-hoc foglalására közvetlenül a terem mellől.

A mai üzleti világban nagy hangsúlyt fektetnek az együttműködésre. Mivel az irodák és a munkatársak földrajzilag és különböző időzónákban találhatók, a megbeszéléseket általában olyan technológiákkal bonyolítják le, mint a videokonferencia és a megosztott képernyők.
A tárgyalók, konferenciatermek és padok egyre népszerűbbek a munkahelyeken, olyannyira, hogy néha előfordulhat, hogy nem is fér hozzájuk. Egyes esetekben azt gondolhatta, hogy lefoglalt egy tárgyalótermet, de amikor használni akarja, valaki más már ott van.
A tárgyalóterem-foglalási rendszernek számos előnye van , az alábbiakban kiemeljük a foglalási rendszer néhány fő előnyeit.

Teremfoglaltság kezelése

A megfelelő szobafoglalási rendszer automatikusan észleli és megakadályozza, hogy a felhasználók lefoglalják azokat a szobákat, amelyekben már van megbeszélés. Ez a megelőző felderítési és megelőzési módszer kiküszöböli az irodai termelékenységgel kapcsolatos problémák nagy részét, hogy üres helyiséget kell találniuk.
A tárgyalóterem jelentésével adatokat nyerhet arról, hogy a 12 fős tárgyalótermét milyen gyakran használja mindössze 4 ember. Ez lehetővé teszi, hogy jobban megértse a vállalkozása igényeinek kielégítéséhez szükséges területet, és megalapozottabb döntéseket hozzon tárgyalójának méretével kapcsolatban.

Tárgyalóterem kihasználtsága

A felmérések azt mutatják, hogy a tárgyalótermek csak az idő harmadát használják ki. Ez azt jelenti, hogy egy átlagosan 8 órás munkanapon több mint öt órányi tárgyalóterem megy kárba.
Ha megfelelő vezérlőelemeket és strukturált használati szabályzatot alkalmaznak, a helyiségek használata javulhat. Egy szobafoglalási rendszer, amely betekintést nyújt a szobák használatába, valamint a foglalások és lemondások szokásaiba, segíthet a vezetőknek abban, hogy jobban megértsék az irodájukat, és megtervezzék az irodaterületet a nagyobb hatékonyság érdekében.